Warum implizites Wissen das grösste Risiko im Unternehmen ist – und wie es sich sichern lässt.
Jedes Unternehmen hat einen Hermann
Er heisst nicht immer Hermann. Manchmal ist es Claudia, manchmal Peter, manchmal die Teamleiterin mit 22 Jahren Betriebszugehörigkeit. Aber die Rolle ist überall dieselbe: die Person, die alles weiss. Die weiss, warum Kunde X so behandelt werden muss wie er behandelt wird. Die den Lieferanten kennt, den man bei Engpässen anruft – aber nur wenn man den richtigen Ton trifft. Die erklärt, warum ein bestimmter Prozess so läuft wie er läuft, obwohl das nirgendwo dokumentiert ist.
Hermann ist unverzichtbar. Und genau das ist das Problem.
Wissen, das nicht aufgeschrieben wird, existiert nur in einem Kopf
In der Betriebswirtschaft unterscheidet man zwischen explizitem und implizitem Wissen. Explizites Wissen ist dokumentiert – in Handbüchern, Prozessbeschreibungen, Wikis. Implizites Wissen ist das andere: Erfahrungswissen, Fingerspitzengefühl, Kontextwissen, das sich aus Jahren in einer Rolle aufgebaut hat.
Studien schätzen, dass bis zu 80 Prozent des relevanten Unternehmenswissens implizit ist. Es steckt in Köpfen. Es wird mündlich weitergegeben. Und wenn die Person geht, geht es mit.
Die Hermann-Lücke entsteht leise – und trifft hart
Wenn Hermann das Unternehmen verlässt, fällt das selten sofort auf. Zuerst läuft alles weiter. Dann häufen sich die Rückfragen. Dann merkt ein neuer Mitarbeitender, dass er drei Wochen braucht um zu verstehen, was Hermann in drei Minuten erklärt hätte. Dann beschwert sich ein langjähriger Kunde, weil die Qualität der Betreuung nachgelassen hat, ohne dass jemand genau sagen kann warum.
Die Hermann-Lücke ist keine IT-Panne. Sie ist ein strukturelles Risiko, das in fast jedem KMU schlummert – und das erst sichtbar wird, wenn es zu spät ist.
Das Wissen lässt sich nicht einfach exportieren
Die naheliegende Reaktion: «Dann dokumentieren wir halt alles vor dem Abgang.» Wer das versucht hat, weiss, wie schwer es ist. Implizites Wissen lässt sich nicht in einem mehrstündigen Interview vollständig erfassen. Es zeigt sich in Situationen, nicht in Antworten auf Fragen. Es ist kontextgebunden, fragmentiert, oft dem Träger selbst nicht bewusst.
Klassische Wissensmanagement-Projekte scheitern häufig daran, dass sie versuchen, dieses Wissen in statische Dokumente zu pressen. Das Ergebnis: ein Ordner voller PDFs, den niemand liest, und eine Wissensdatenbank, die nach sechs Monaten veraltet ist.
Der Wissensretter denkt anders
VOIMA hat einen anderen Ansatz gewählt. Statt Wissen in toten Dokumenten zu archivieren, wird es in einem KI-gestützten System lebendig gehalten. Der VOIMA Wissensretter sammelt implizites Wissen systematisch – durch strukturierte Gespräche, Prozessaufnahmen und kontinuierliche Ergänzung – und stellt es über einen intelligenten Chat bereit.
Die Idee dahinter ist einfach: Wer eine Frage hat, stellt sie dem System. Das System antwortet so, wie Hermann geantwortet hätte – konsistent, kontextbezogen, auf dem Wissensstand des Unternehmens. Nicht als Ersatz für Menschen, sondern als Gedächtnis der Organisation. Alle Daten sind ausnahmslos auf einem Schweizer Server.
Weniger Abhängigkeiten, stabilere Prozesse
Die Auswirkungen sind weitreichender als man zunächst denkt. Neue Mitarbeitende arbeiten sich schneller ein, weil das Wissen abrufbar ist – nicht versteckt in den Köpfen von Kollegen, die gerade keine Zeit haben. Prozesse stabilisieren sich, weil Ausnahmen und Sonderfälle dokumentiert sind. Kunden erleben eine gleichbleibende Qualität, unabhängig davon, wer gerade am Steuer sitzt.
Und Hermann? Der kann tatsächlich gehen – ohne dass das Unternehmen in eine Krise gerät. Sein Wissen bleibt. Die Abhängigkeit verschwindet.
Wissensmanagement ist keine IT-Frage, sondern eine Führungsfrage
Die grösste Hürde bei der Einführung eines Wissensarchivs ist selten die Technologie. Es ist die Kultur. Wissen weiterzugeben bedeutet für viele Mitarbeitende, einen Teil ihrer Unentbehrlichkeit aufzugeben. Hier ist Führung gefragt: Wissenstransfer muss als Wert kommuniziert, gefördert und vorgelebt werden.
Unternehmen, die das schaffen, bauen eine nachhaltige Wissenskultur auf. Sie werden weniger erpressbar durch einzelne Schlüsselpersonen, resilienter bei Fluktuation und attraktiver für neue Talente, die in eine lernende Organisation einsteigen wollen.
Die Frage ist nicht ob – sondern wann
Jedes Unternehmen wird irgendwann mit der Hermann-Frage konfrontiert. Die entscheidende Variable ist, ob man dann vorbereitet ist oder nicht. Wer heute anfängt, Wissen systematisch zu sichern, schützt morgen sein Unternehmen vor einem Risiko, das sich nicht versichern lässt.
Hermann geht irgendwann. Das Wissen muss bleiben.
Das VOIMA Wissensarchiv sichert implizites Wissen und macht es über einen KI-gestützten Chat für alle Mitarbeitenden zugänglich.
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